La technologie n’est qu’un outil. Ce qui compte c’est l’utilisation qu’on en fait
par Grégoire Depeursinge, Managing Partner Suisse et VP EMEA de AIMS International
Les récents événements ont conduit à une utilisation fortement accrue de la vidéoconférence. Si cette forme de communication n’était auparavant utilisée que dans certaines situations, elle est dorénavant devenue un standard, car c’est le seul moyen pour beaucoup d’entre nous de pouvoir se « rencontrer » et de travailler ensemble. Dans ce contexte, il est tout naturel que nos fils d’actualités et nos boites mail soient envahies de conseils à propos de l’utilisation de ces outils, de comparaisons entre les différentes plateformes, etc.
Personnellement, je pense que l’essentiel ne réside pas tant dans le choix du programme ou dans l’aspect technique, mais bien plus dans la façon que nous avons de vivre l’expérience de la vidéoconférence. Au sein d’AIMS International, cela fait maintenant des années que nous travaillons de manière virtuelle, en équipe avec des participants du monde entier et j’aimerais partager avec vous quelques leçons tirées de cette expérience:
S’assurer que les outils fonctionnent
Lorsqu’on travaille en équipes virtuelles de manière quotidienne, il n’y a rien de pire que de rencontrer des problèmes de connexion qui empêchent un bon échange. Des systèmes et des réseaux stables sont absolument essentiels. Cela peut paraître peu problématique si l’on vit dans une ville en Suisse, mais peut rapidement devenir un problème si l’on est basé dans un pays avec une infrastructure moins développée comme par exemple l’Afrique du Sud ou même dans une zone rurale en France. Par ailleurs, s’assurer que tous dans l’entreprise utilisent les mêmes outils, peu importe où ils sont basés, permettra également de réduire le nombre de problèmes rencontrés. Enfin, l’utilisation d’appareils récents avec des applications mises à jour est également un point clé.
Afficher sa disponibilité
Faites en sorte d’être bien connecté sur les différentes plateformes que vous utilisez afin de rester joignable. Bien souvent, l’on oublie de le faire et il faut alors téléphoner ou envoyer un e-mail pour dire qu’on aimerait se « voir »… En étant clairement disponible, vous rendrez la communication plus aisée.
Tous les participants doivent être égaux
Il est important que tous les participants d’une réunion prennent part via vidéoconférence. Bien que les groupes « physiques » de quelques personnes ne posent pas de problème, il est préférable d’éviter un déséquilibre entre les personnes qui sont ensemble dans la même pièce et celles qui ne sont présentes que virtuellement. En effet, ces dernières pourraient être désavantagées au niveau de la communication et peuvent rencontrer des difficultés à se joindre à la conversation. Il vaut donc mieux privilégier la téléprésence, même si certains auraient la possibilité de se rencontrer physiquement (c’est aussi évidemment plus prudent dans les circonstances actuelles !).
Ne pas hésiter à mettre en place un canal de communication parallèle
Lors d’un « vrai » meeting, il y a toujours des discussions parallèles entre les participants dont le contenu n’est pas destiné à tout le groupe. L’absence de ces conversations peut parfois rendre les meetings en ligne « artificiels ». La majorité des plateformes disposent d’un système de “chat » grâce auquel il est possible d’envoyer un message privé à un autre participant, cependant cela peut être dangereux en cas de mauvaise manipulation amenant à envoyer un message au mauvais destinataire… On peut facilement utiliser une messagerie instantanée telle que WhatsApp (d’ailleurs également disponible sur ordinateur pour une utilisation plus confortable du clavier) pour s’assurer que ce second canal de communication soit efficace et sûr.
Ne pas oublier les moments informels
Le canal de communication parallèle mentionné plus haut peut aider, mais il est possible d’en faire davantage. Il ne faut pas oublier que les points importants sont souvent discutés ou décidés lors des pauses café et que les meetings et le travail en équipe sont aussi des opportunités pour renforcer les liens personnels et l’esprit d’équipe. Ils ne servent pas seulement à prendre des décisions ou simplement à travailler. Il y a plusieurs possibilités pour cela, comme organiser des rassemblements informels séparément des meetings (petit-déjeuner commun, café ou apéros) ou alterner de grandes réunions avec des meetings en tête à tête ou des conversations en petits groupes durant lesquelles vous pouvez être plus détendu.
Innover
Le but n’est pas d’essayer de simuler des meetings physiques, il ne sera jamais possible de reproduire complètement l’expérience offerte par une rencontre dans le « monde réel ». Il est préférable d’innover en traitant des sujets par petits blocs ou groupes et à différents moments, ainsi que de donner l’opportunité de participer à des personnes qui n’auraient pas, en temps normal, l’opportunité de participer. Vous pouvez également utiliser des outils offerts par la plupart des plateformes, comme l’enregistrement, la transcription automatique des discussions ou la fonction “chat » pour améliorer l’expérience. Rien ne vous oblige à traiter tous les points à l’ordre du jour ou à prendre toutes les décisions de suite, puisque vous pouvez facilement rencontrer les gens à nouveau sans les coûts et les désagréments d’un voyage.
Construire une culture du télétravail
Tous les utilisateurs ne sont pas égaux devant la technologie et la dynamique de groupe aura besoin de temps pour s’installer dans le nouvel environnement du télétravail. Essayez de ne pas précipiter les choses en voulant exploiter toutes les possibilités techniques dès le début, car cela sera peut-être trop difficile pour certains. Cherchez plutôt à mettre en place une culture et des règles informelles spécifiques à votre groupe; expérimentez et intégrez de nouvelles notions petit à petit pour plus d’efficacité et une meilleure acceptation de la part de tous.
