Geschrieben von Grégoire Depeursinge, Managing Partner AIMS International Switzerland
Einige Überlegungen zur Partnerauswahl für die Personalbeschaffung – Es geht um Gesamtkosten/Wertschöpfung pro Rekrutierung
Zusammenfassung
Wenn Sie überlegen, welches Rekrutierungsmodell für Ihre Bedürfnisse das passende ist, sollten Sie immer Total Cost of Hire / Total Value of Hire berücksichtigen:
- Überlegen Sie, welche Ressourcen intern verfügbar sind und wieviel Zeit Sie mit welchem Modell sparen werden
- Stellen Sie sich die Frage, wie vertraulich die Suche ist
- Versuchen Sie, die Echtkosten zu berücksichtigen (rechnen Sie auch die versteckten Kosten)
- Überlegen Sie, wieviel Mehrwert Sie durch die Wahl des besten statt einfach eines passenden Kandidaten generieren könnten
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“Die externen Kosten sind nur die Spitze des Eisberges”
Anbieter von Executive Search Dienstleistungen auf Mandatsbasis werden stark durch andere Modelle wie Personalsuche auf Erfolgsbasis, Direct Search durch reine Internet-Agenturen oder in-House Recruiting konkurrenziert.
Wie kam es soweit?
Wir denken, dass traditionelle Executive Search Anbieter unter Druck gekommen sind, weil neue Player, oft mit fragwürdiger Qualität und Ethik, von den tiefen Eintrittsbarrieren in den Markt profitiert haben, um ihre Dienstleistungen zu lancieren und die Qualität dadurch sehr gelitten hat. Dies heisst jedoch nicht, dass es keine vertrauenswürdigen Partner mehr gibt
Die Stärken und Schwächen klassischer HR-Teams bei der Rekrutierung sind allgemein bekannt, aber was ist mit den Stärken, Schwächen und Unterschieden zwischen Executive Search Firmen und Agenturen auf Erfolgsbasis? Viele HR-Manager kennen den Unterschied im Preismodell, wissen aber nicht unbedingt, wo der Unterschied im Servicegrad/Angebot liegt. Einen guten Überblick dazu findet man in dieser Tabelle der AESC (auf Englisch).
Und was ist das Ziel von in-House Recruiting? Grundsätzlich die Dienstleistung von externen Recruitern innerhalb der Firma zu reproduzieren (aber welches Modell? Auf Mandats- oder Erfolgsbasis?), um Kosten zu reduzieren.
Die Faktoren, welche für die Modellwahl bei einer Rekrutierung berücksichtigt werden sollten, sind:
1. (Verfügbare) interne Ressourcen
2. Notwendiger Grad an Vertraulichkeit
3. Kosten
4. Qualität/Fit des erfolgreichen Kandidaten
1. Verfügbare Ressourcen:
Ein offensichtlicher Grund für die Nutzung externer Partner ist ein Mangel an verfügbaren Ressourcen. Auch grosse Firmen, welche die Mittel haben, ein Team von internen Recruitern aufzubauen (Investition in Zeit, Geld und Know-How Transfer) werden weiterhin Schwankungen in ihrem Rekrutierungsbedarf erleben, welche zu einer Kapazitätsengpassüberbrückung über externe Partner führen werden. Somit braucht sogar eine Firma, welche versucht alles in-House durchzuführen, immer noch externe Partner und sollte danach trachten, solide Partnerschaften aufzubauen (umso mehr in einem internationalen Umfeld). In jüngster Vergangenheit sind grosse Firmen dazu übergegangen, in-House Recruiting zu externalisieren (!) mit der Idee, dass dies ihnen erlauben wird, die Belegschaft abhängig von den Umständen zu erhöhen oder zu reduzieren. Dieser Ansatz funktioniert aber nur, wenn nicht die ganze Wirtschaft gleichzeitig eine Krise durchquert, da ja die “Recruitment Process Outsourcing” Dienstleister diese Flexibilität in ihrer Preisfindung berücksichtigen müssen.
2. Notwendigkeitsgrad an Vertraulichkeit:
Vertrauliche Personalsuchen sollten immer von externen Partnern durchgeführt werden. Nur so kann das Risiko einer Veröffentlichung der Information einigermassen minimiert werden. (siehe auch Punkt 4 hierunter).
3. Kosten:
Nur wenige Firmen rechnen einen TCH (Total Cost of Hire) oder denken über die mögliche Wertschöpfung nach, wenn sie ein Modell auswählen, auch wenn dies eigentlich notwendig wäre. Hierunter einige Kriterien, die man berücksichtigen sollte:
- Zusätzliche Wertschöpfung, wenn man statt eines qualifizierten Kandidaten den besten im Markt einstellen würde
- Kosten einer Fehleinstellung (inclusive der Kosten für eine erneute Suche)
- Kosten einer zu langen Vakanz einer Stelle
- Versteckte Kosten (Arbeitsplatz, Training und Rekrutierung von in-House Recruitern, Prozesskosten, Administration, Compliance)
- Höhere Kosten für die Nutzung externer Ressourcen, wenn man eine interne Abteilung aufbaut (kein Mengenrabatt mehr, weniger erfahrene Berater auf Lieferantenseite wegen dem Kostendruck…)
- Aufwand, um die verschiedenen Lieferantenarten zu “managen” (Mandat, Erfolgsbasis, in-House)
Viele Organisationen nutzen ”Time to Hire”, die durchschnittliche Zeit, die man braucht, um eine Vakanz zu füllen, als Messgrösse für den Erfolg ihrer in-House Recruiter, was klar als nicht sinnvoll erscheint, da dadurch die Qualität zu Gunsten der Geschwindigkeit vernachlässigt wird. Was man eigentlich messen sollte, ist die Qualität der Einstellungen, eine nicht einfache Aufgabe.
Obwohl dies selbstverständlich erscheint, ist es oftmals nicht einfach, ausserhalb des Budgetrahmens zu arbeiten, da ja die einzigen geplanten Rekrutierungskosten diejenigen für externe Partner und die Löhne der in-House Recruiter sind. HR-Leader und Führungskräfte sollten dahin tendieren, die versteckten kosten zu quantifizieren, so dass diese wenigstens bei der Entscheidung, ob man externe Partner benutzen sollte, bewusst gemacht werden.
Wer eine sachliche Analyse all dieser Kriterien macht wird schnell zum Schluss kommen, dass in Bezug auf TCH keine wesentlichen Unterschiede zwischen den verschiedenen Modellen bestehen. Wenn man diese Tatsache akzeptiert, sollten nur noch Qualität/Fit of Hire und, als zweite Priorität, die Verfügbarkeit von internen Ressourcen berücksichtigt werden.
4. Quality/Fit of hire
Dies zu evaluieren ist die schwierigste Aufgabe von allen: Rekrutierung ist Spezialistenarbeit und es ist somit klar, dass die Nutzung einer professionellen Personalbeschaffungsorganisation, ob intern oder extern, den Zugriff auf einen grösseren Kandidatenpool gewährleisten und die Chance, gute Kandidaten zu finden, vergrössern wird. Aber welches Modell ist das Beste?
- Suche auf Erfolgsbasis (Contingency):
Es ist allgemein bekannt, dass Recruiter, die auf Erfolgsbasis arbeiten, weniger Zeit investieren werden, sich nicht intensiv mit dem Kunden befassen werden und schnell aufgeben, wenn sie nicht passenden Kandidaten finden. Sie werden danach trachten, gleichzeitig an mehreren ähnlichen Suchen zu arbeiten und so ihre Chancen, einen Kandidaten zu vermitteln zu verbessern (was auch bedeutet, dass ein Kandidat nicht nur einem Kunden vorgestellt wird). Kurz gesagt, ihr Ziel ist, Kandidaten zu vermitteln und nicht unbedingt, das Kundenbedürfnis vollumfänglich zu befriedigen. Dennoch ist die gleichzeitige Nutzung mehrerer solcher Anbieter wahrscheinlich der schnellste Weg, eine Vakanz zu besetzen und den Zugriff auf ein grösseres Kandidatenpool als ein klassisches Inserat zu gewährleisten. Auf der anderen Seite ist es unwahrscheinlich, dass sie den bestmöglichen Kandidaten vorschlagen werden und der Aufwand für Administration und Selektion wird nur leicht verringert. Suche auf Erfolgsbasis ist somit eine gute Wahl für relativ einfach identifizierbare Profile, wenn man es sehr eilig hat oder man viele ähnliche Vakanzen hat.
- In-House Recruiting:
In-House Recruiter bieten eine Reihe von Vorteilen: sie kennen die Firma normalerweise gut, da sie ja dort arbeiten (obwohl dies in grossen Organisationen zu relativieren ist und sie ein weniger breites Bild des Markes haben könnten, als Externe), sie arbeiten normalerweise im Direktsuchverfahren, was den Zugriff auf einen grossen Kandidatenpool gewährleistet und stehen intern unter einem gewissen Qualitätszwang. Auf der anderen Seite haben sie auch einige Schwächen: nicht alle möglichen Kandidaten sind bereit, mit einem in-House Recruiter zu sprechen und die Direktansprache von Mitarbeitern der Kunden oder Konkurrenten kann zu Problemen führen. Diesen Mitarbeitern vertrauliche Informationen zu kommunizieren kann auch problematisch sein und sie sind klar durch die Notwendigkeit, sich an interne Prozesse, Weisungen und Regeln zu handeln, in ihrem Handlungsspielraum begrenzt. Im Gegensatz zu Recruitern auf Erfolgsbasis sind sie kundenorientiert, was bedeutet, dass Sie im besten Interesse der Firma handeln (zumindest kurzfristig gesehen), aber nicht immer in jenem des Kandidaten, was zu einer höheren Anzahl Fehleinstellungen führen kann. Sie sind auch nicht mit vielen verschiedenen Industrien in Kontakt und tendieren dazu, nach einiger Zeit nicht mehr “Out of the Box” denken zu können.
- Suche auf Mandatsbasis (Retained Search):
Executive Search Organisationen, die auf Exklusivmandatsbasis arbeiten, vertreten sowohl die Interessen des Kunden, als auch diejenigen des Kandidaten. Sie sind minimal durch Administration behindert und können auf den gesamten Markt zugreifen, um nicht nur passende, aber auch die besten Kandidaten für eine gewisse Rolle zu identifizieren. Die kompetenten unter diesen Anbieten werden ihren Kunden die richtigen Kandidaten bringen. Da solche Firmen normalerweise eine Erfolgsgarantie bieten und von Wiederholungsaufträgen abhängig sind, um ihre Rentabilität zu verbessern, sind sie natürlich qualitätsorientiert und werden jedem Mandat genügende Ressourcen zuteilen. Mit einem solchen Partner ist der administrative Aufwand auf Kundenseite minimiert.
