Ecrit par Grégoire Depeursinge, Managing Partner AIMS International Switzerland
Quelques réflexions autour du choix des partenaires pour le recrutement – Tout est fonction des coûts totaux, respectivement de la valeur ajoutée par recrutement (Total Cost of Hire / Total Value of Hire).
En bref
Lorsque l’on réfléchit au choix du modèle de partenariat pour le recrutement (chasseur de tête, agence de placement travaillant au succès, équipe de recruteurs interne), il faut prendre en compte l’ensemble des coûts, respectivement la valeur ajoutée qui peut être générée:
- Demandez-vous si vous avez les ressources nécessaires à l’interne et combien de temps vous pouvez économiser en choisissant telle ou telle approche
- Réfléchissez au niveau de confidentialité nécessaire pour la recherche envisagée
- Pensez aux coûts totaux pour chaque recrutement en tenant compte également des coûts cachés
- Pensez à la valeur ajoutée supplémentaire que représenterait l’engagement du meilleur candidat sur le marché par rapport à un candidat qualifié (simplement capable de « faire le job »)
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“Les coûts externes ne sont que la pointe de l’iceberg”
Les cabinets de recrutement travaillant sur mandat font face à une rude concurrence de la part d’autres prestataires tels que les agences travaillant au succès, les agences travaillant uniquement par Internet basées à l’étranger ou encore les recruteurs internes des grandes sociétés.
Quelles sont les raisons de cette évolution?
Nous constatons que le modèle “sur mandat” est mis sous pression par l’arrivée de nouveaux prestataires travaillant avec un niveau de qualité et une éthique qui ne sont pas toujours au-dessus de tout soupçon et qui profitent de barrières d’entrée relativement faibles. Cela ne signifie pourtant pas pour autant que l’on ne peut plus trouver de partenaire fiable.
Les forces et les faiblesses des équipes RH classiques en ce qui concerne le recrutement sont bien connues, mais quelles sont les forces et les faiblesses, et quelles sont les différences entre les différents modèles proposés par des partenaires externes: cabinets de recrutement ou agences de placement? La plupart des responsables RH sont conscients de la différence au niveau du modèle de facturation des honoraires, mais qu’en est-il de la nature même du service proposé? Le tableau comparatif de l’AESC (anglais) donne une bonne vue d’ensemble à ce sujet.
Et quel est le but d’une équipe de recrutement interne? En gros, il s’agit de reproduire à l’interne les prestations des partenaires externes (mais lesquels? Cabinets de recrutement travaillant sur mandat ou agences de placement ?) dans le but de réduire les coûts.
Les critères de décision déterminants pour le choix du modèle de recrutement devraient être les suivants:
1. Le niveau des ressources internes dispoinibles
2. L’importante de la confidentialité pour un recrutement spécifique
3. Les coûts
4. La qualité/l’adéquation au besoin de la personne engagée
1. Ressources disponibles:
Une raison évidente de choisir de travailler avec un partenaire externe est le manque de ressources à l’interne. Même les grandes entreprises qui disposent du temps et de l’argent nécessaires à la mise en place d’une équipe interne connaissent des fluctuations dans le rythme des recrutements et devront faire appel à des équipes externes en complément. Il est donc clair que même les sociétés qui font tout ce qu’elles peuvent pour minimiser le recours à des prestataires tiers ont intérêt à construire des partenariats solides, surtout lorsqu’il s’agit de couvrir les besoins de recrutement partout dans le monde et notamment sur des marchés moins développés. La nouvelle tendance dans certaines grandes entreprises qui consiste à « externaliser » les recruteurs internes pour gagner en flexibilité et pouvoir adapter la taille des équipes en fonction de la fluctuation des besoins ne peut fonctionner que si ce n’est pas toute l’économie qui est touchée par la crise au même moment (car dans ce cas, les prestataires seront forcés de tenir compte de ce risque dans la fixation de leurs tarifs).
2. Besoin de confidentialité:
Les recherches confidentielles devraient toujours être confiées à des partenaires externes. En effet, il est quasiment impossible de se prémunir contre toute “fuite” à l’interne (voir aussi le point 4).
3. Coûts:
Peu de sociétés utilisent une approche “Total Cost/Value of Hire” prenant en compte à la fois les coûts réels pour l’entreprise et la valeur ajoutée qui pourrait être générée par un meilleur recrutement, même si cela serait l’approche correcte. Voici quelques points dont il faudrait tenir compte:
- Retour sur investissement si je peux engager le meilleur candidat sur le marché plutôt qu’un candidat qualifié parmi d’autres
- Coûts/conséquences de l’engagement de la mauvaise personne pour le poste (y compris le coût lié à une nouvelle recherche)
- Coût d’une vacance prolongée
- Coûts cachés: poste de travail, formation, recrutement des recruteurs internes, coûts administratifs et coûts entraînés par l’observation des procédures et règles internes (compliance)
- Coût plus élevé des partenaires externes si l’on ne les utilise qu’occasionnellement (pas de rabais de quantité, exécution des mandats par des consultants moins expérimentés…)
- Ressources internes nécessaires pour gérer les différents prestataires (cabinets de recrutement, agences de placement, recruteurs internes)
De nombreuses organisations utilisent le temps moyen de recrutement des postes vacants comme indicateur de performance. Or, ceci n’est pas approprié car cela amènera à privilégier la vitesse d’engagement au détriment de la qualité des candidats choisis. Il faudrait en réalité mesurer la qualité des recrutements effectués, ce qui n’est certainement pas chose facile.
Cela peut sembler évident, mais il n’est pas toujours facile de faire abstraction des budgets et de la structure des centres de charges. En effet, les seuls coûts budgetés sont ceux des honoraires des recruteurs externes et les salaires des recruteurs internes. Les cadres RH et dirigeants devraient tenter d’identifier et de quantifier les coûts cachés afin que l’on en soit au moins conscient au moment de prendre la décision d’utiliser ou non des prestataires externes.
Pour qui analyse objectivement tous ces différents critères, il deviendra rapidement évident qu’il n’existe pas de différence notable au niveau du “Total Cost of Hire”, du coût d’engagement total, entre les différents modèles. Une fois que l’on accepte ce fait, la qualité des candidats et, dans une moindre mesure, la quantité des ressources internes disponibles, devraient devenir les seuls critères de choix.
4. Qualité/adéquation au besoin du candidat choisi:
C’est le paramètre le plus difficile à mesurer. Le recrutement étant affaire de spécialistes, il est clair que le recours à une équipe dédiée, qu’elle soit interne ou externe, permettra d’accéder à un plus grand réservoir de candidats et d’augmenter les probabilités de trouver de bons candidats. Mais quel modèle est le meilleur ?
- Agences de placement travaillant au succès (contingency):
Il est clair que les recruteurs travaillant au succès ont tendance à minimiser leur investissement en temps et s’identifient moins à leurs clients (pourquoi le feraient-ils?). Ils abandonnent également rapidement s’ils ne peuvent présenter des candidats qualifies et essaieront de travailler sur plusieurs recherches similaires en même temps pour maximiser leurs chances de placer un candidat (cela signifie également qu’un même candidat pourra être présenté simultanément à plusieurs entreprises). En bref, ces entreprises sont focalisées sur le candidat et pas nécessairement sur la couverture réelle du besoin du client. Il est donc clair que, si bien le fait de faire appel à plusieurs d’entre elles simultanément demeure probablement le moyen le plus rapide d’occuper un poste vacant et permet l’accès à un plus grand réservoir de candidats qu’une recherche Classique par annonce, il est peu probable qu’elles présentent les meilleurs candidats sur le marché et le travail administratif et de sélection/évaluation ne sera que très peu réduit du côté du client. L’utilisation d’agences de placement est donc indiquée pour des profils relativement simples à trouver, lorsque l’on est très pressé ou si l’on a de nombreux postes similaires à occuper en même temps.
- Recruteurs internes:
Les recruteurs internes présentent de nombreux avantages: ils connaissent normalement bien le client, puisque c’est aussi leur employeur (même si cela doit être relativisé dans de très grandes entreprises et qu’ils peuvent avoir une vision moins étendue du marché que des externes), ils utilisent la méthode de l’approche directe et peuvent donc accéder à un très grand réservoir de candidats potentiels. Par ailleurs, leur organisation exige d’eux une certaine qualité. Ce modèle présente malgré tout quelques faiblesses non négligeables: un certain nombre de candidats potentiels hésitera à parler à un recruteur interne et le fait d’approcher des employés de concurrents ou de clients peut être problématique. Il est également plus risqué de partager des informations très confidentielles avec des équipes internes et ils sont clairement ralentis par la nécessité d’observer les procédures et règles internes de l’entreprise (compliance). Au contraire des agences de placement, ils sont focalisés sur la satisfaction des besoins de l’entreprise, du moins à court terme, mais pas toujours sur celle de ceux du candidat, avec pour conséquence possible un plus grand pourcentage d’erreurs de choix à l’engagement. Ils sont également peu exposés à d’autres branches et auront tendance à perdre la capacité à innover et penser “out of the box” après un certain temps.
- Cabinets de recrutement travaillant sur mandat (retained search):
Ces prestataires servent à la fois les intérêts du client et ceux des candidats. Ils ne sont pas freinés par de lourdes procédures administratives ou des règles trop contraignantes et peuvent travailler dans l’ambiguïté. Ils ont accès à l’ensemble du réservoir de candidats du marché et peuvent ainsi identifier les meilleurs candidats pour chaque poste et chaque entreprise. Comme ces sociétés donnent en principe une garantie qui les oblige à refaire une recherche en cas de départ du candidat choisi au bout de quelques mois et comme elles comptent sur plusieurs commandes du même client pour améliorer leur rentabilité (en raison du coût très élevé de la prospection), elles viseront la qualité et alloueront toutes les ressources nécessaires à un projet. Avec ce genre de prestataire, le travail administratif et de sélection chez le client est réduit au strict minimum.
