Technik und Systeme sind nur Werkzeuge – Was zählt ist die Anwendung

Geschrieben von Grégoire Depeursinge, Managing Partner Switzerland und VP EMEA AIMS International
 

Die jüngsten Ereignisse haben zu einer explosionsartigen Zunahme der Anzahl Videokonferenzen geführt. Wurde diese Kommunikationsform bislang nur in gewissen Fällen bevorzugt, so ist sie heute für viele unter uns die einzige Möglichkeit, sich für eine Besprechung zu “treffen” oder im Team zu arbeiten. Es ist in diesem Umfeld keine Überraschung, dass wir alle mit Ratschlägen zur Handhabung von Videoconferencing-Tools, Vergleichen zwischen Technologieplattformen, usw., überflutet werden.

Persönlich bin ich der Meinung, dass es hier nicht so sehr um die Auswahl einer technischen Lösung oder die perfekte Nutzung aller von derselben angebotenen Möglichkeiten geht, sondern viel mehr um die Art in der wir diese Fernsitzungen “leben”. Bei AIMS International arbeiten wir seit vielen Jahren in virtuellen Teams mit Teilnehmern aus der ganzen Welt und ich möchte einige Erkenntnisse aus dieser Praxis teilen:

Stellen Sie sicher, dass die Technik „funktioniert“

Für Leute, die auf täglicher Basis in virtuellen Teams zusammenarbeiten gibt es nichts schlimmeres, als technische Probleme beim Aufbau und laufende Unterbrüche in der Verbindung. Stabile Systeme und Netzwerke sind ein absolutes Muss. Dies mag als problemlos erscheinen, wenn man in einer grösseren Stadt in der Schweiz lebt, kann aber schnell zum Problem werden, wenn man sich in einem Land mit weniger gut entwickelter Infrastruktur, wie z.B. Südafrika oder sogar in einem etwas abgelegenen Ort in einem Land wie Frankreich befindet. Die Nutzung einheitlicher Tools in der ganzen Organisation, auch über Landes- und Organisationseinheiten hinaus, wird ebenfalls die Anzahl der Problemfälle erheblich reduzieren. Zu guter Letzt ist auch noch wichtig, dass alle Teilnehmer moderne Geräte mit up-to-date Software benutzen.

Seien Sie “verfügbar“

Versichern Sie sich, dass Sie in die wichtigsten Plattformen eingeloggt sind, so dass Ihre Kontakte Sie problemlos erreichen können. Viele Leute sind nicht “online” und dies bedingt, dass man sie zuerst anrufen oder anschreiben muss, um ein Meeting zu organisieren. Es sollte so sein, dass man einfach ins nächste Büro “laufen” kann.

Alle Teilnehmer sollten gleichgestellt sein

Es ist wichtig, dass alle Gesprächsteilnehmer per Videokonferenz teilnehmen. Kleine Gruppen von Leuten, die physisch am selben Ort sind, sind unproblematisch, aber wenn die Mehrheit physisch im selben Raum ist und nur wenige Personen über Videolink teilnehmen, dann sind letztere stark benachteiligt und werden Schwierigkeiten haben, am Gespräch teilzunehmen. Es könnte also besser sein, wenn alle sich separat einwählen, auch wenn sie physisch im selben Gebäude sind (und in der heutigen Zeit ist dies auch viel sicherer!).

Bauen Sie einen parallelen Kommunikationskanal auf

In einer “echten” Sitzung gibt es neben der offiziellen Besprechung immer auch viel bilateralen Austausch zwischen Teilnehmern, welcher nicht für alle Teilnehmer bestimmt ist. Die Tatsache, dass dies in online Meetings erschwert ist it einer der Faktoren, der solche Besprechungen manchmal “künstlich” erscheinen lässt. Die meisten Plattformen stellen zwar eine Chat Funktion mit der Möglichkeit, “private” Botschaften zu senden zur Verfügung aber dies kann sich als gefährlich erweisen, wenn man z.B. aus Versehen etwas an alle schickt… Das Beste ist, eine alternative App wie z.B. WhatsApp zu benutzen (die gibt es ja auch in Desktop-Version für schnelleres tippen) und so diesen informellen Kommunikationskanal herzustellen.

Vergessen Sie nicht den informellen Teil der Sitzung

Der oben erwähnte parallele Kommunikationskanal kann Teil der Lösung sein, aber man kann noch mehr machen. Schliesslich wird in vielen Sitzungen das wichtigste während der Kaffeepause besprochen und Meetings und Workshops sind ja auch eine Gelegenheit, sich näher zu kommen und den Teamgeist zu verstärken. Um dies abzudecken bieten sich verschiedenen Möglichkeiten wie z.B. die getrennte Organisation von informellen Treffen (gemeinsames Frühstück oder Apero, usw.) oder, neben grösseren formellen Meetings, die Durchführung von Treffen in kleineren Gruppen in denen man besser zusammenarbeiten und ungezwungener reden kann.

Seien Sie innovativ

Versuchen Sie nicht, mit virtuellen Meetings denen in der physischen Welt gleichzukommen. Es wird nie gelingen, genau dasselbe “Erlebnis” herzustellen. Vielmehr sollten Sie innovativ handeln, indem Sie Themen in kleineren, getrennten Blöcken und an verschiedenen Zeitpunkten behandeln und denjenigen Mitarbeitern, die sonst nicht dabei wären, die Chance zu geben mit anderen Stellen in Kontakt zu kommen. Sie können auch von den Tools, die die meisten Videokonferenz-Plattformen zur Verfügung stellen, wie z.B. Aufnahme, automatische Protokollierung oder Chat, Gebrauch machen, um bessere Resultate zu erzielen. Nichts zwingt Sie dazu, das ganze Besprechungsprogramm auf einmal durchzugehen oder alle Entscheidungen zu treffen, es ist ja ein einfaches, nochmals zusammenzukommen und erfordert keine Reisetätigkeit.

Bauen Sie eine Online-Kultur auf

Nicht jeder Benutzer wird von Anfang an mit der Technologie vertraut sein und sämtliche Funktionen meistern und auch die Gruppendynamik, sowie die ungeschriebenen Regeln, die in Ihrer Organisation für das menschliche Zusammenspiel gelten, müssen progressiv entstehen. Versuchen Sie nicht, zu schnell vorwärts zu kommen und alle gebotenen Möglichkeiten von Anfang an zu nutzen, sondern experimentieren Sie und versuchen Sie nach und nach eine online Kultur für Ihre Organisation aufzubauen, die schlussendlich zu einer höheren Akzeptanz und Effizienz führen wird.

 

 

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